八方电气（苏州）股份有限公司
董事会秘书工作制度
二○二五年八月
目录
第一章总则 ...... 2
第二章董事会秘书的任职资格和聘任、解聘 ...... 2
第三章董事会秘书的职责 ...... 4
第四章附则 ...... 6
八方电气（苏州）股份有限公司
董事会秘书工作制度
第一章总则第一条为进一步规范八方电气（苏州）股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书的工作职责和程序，促使董事会秘书更好地履行职责，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《八方电气（苏州）股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）等法律、法规、规范性文件的规定，制定本制度。第二条公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人员，法律、行政法规、规范性文件及《公司章程》等对于高级管理人员的有关规定，适用于董事会秘书。
董事会秘书为公司与上海证券交易所之间的指定联络人。第三条公司设立董事会办公室（证券部），由董事会秘书负责管理。
第二章董事会秘书的任职资格和聘任、解聘第四条董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识，具有良好的职业道德和个人品德。
第五条有下列情形之一的，不能担任董事会秘书：
（一）《公司法》等法律法规规定的不得担任董事、高级管理人员的情形；
（二）被中国证券监督管理委员会（以下简称“中国证监会”）采取不得担任上市公司董事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满；
（三）被证券交易市场公开认定为不适合担任上市公司董事、高级管理人员的，期限尚未届满；
（四）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；
（五）最近三年受到过证券交易所公开谴责或三次以上通报批评的；
（六）法律、法规、规范性文件规定的其他不得担任董事会秘书的情形。违反本条规定聘任董事会秘书的，该聘任无效。第六条董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。第七条董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别做出时，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份做出。第八条公司董事会在聘任董事会秘书的同时，可以聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责时，证券事务代表应当代为履行其职责并行使相应权利。在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。证券事务代表的任职资格参照本制度第四条、第五条执行。
第九条董事会秘书出现以下情形之一的，公司应当在事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书：
（一）出现本制度第五条所规定情形之一；
（二）连续三个月以上不能履行职责；
（三）在履行职务时出现重大错误或疏漏，给公司、投资者造成重大损失；
（四）有违反国家法律、行政法规、部门规章、证券监管机构其他规定和《公司章程》，给公司或投资者造成重大损失。
第十条公司正式聘任董事会秘书后，应当及时向上海证券交易所、中国证监会派出机构报告，并履行资料报备、信息披露等义务。提交的资料包括但不限于：
（一）董事会推荐书，包括董事会秘书符合任职条件的说明、现任职务、工作表现、个人品德等内容；
（二）董事会秘书个人简历和学历证明复印件；
（三）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；
（四）董事会秘书的联系方式，包括办公电话、移动电话、传真、通讯地址及专用电子邮箱地址等。
上述有关资料发生变更时，公司应当及时提交变更后的资料。
第十一条公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由，不得无故将其解聘。
公司解聘董事会秘书或董事会秘书辞职时，公司应当及时向证券交易所报告，说明原因并公告。
董事会秘书有权就公司不当解聘或者与辞职有关的情况，向证券交易所提交个人陈述报告。
第十二条董事会秘书离任前应当接受董事会及审计委员会的离任审查，将有关档案文件、正在办理或待办理事项，在公司审计委员会的监督下移交。
第十三条公司应在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，并在代行后六个月内完成董事会秘书的聘任工作。
第三章董事会秘书的职责
第十四条董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制定公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、中介机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）组织筹备董事会会议和股东会会议，参加股东会会议、董事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向证券监管机构报告；
（五）关注公共媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复证券交易所问询；
（六）组织董事和高级管理人员进行证券法律法规、证券监管机构其他相关规定的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；
（七）督促董事和高级管理人员遵守证券法律法规、证券监管机构其他相关规定及《公司章程》，切实履行所作出的承诺；在知悉公司、董事或高级管理人员作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向证券监管机构报告；
（八）负责公司股票及其衍生品种变动管理事务；
（九）《公司法》《证券法》及证券监管机构要求履行的其他职责。
第十五条公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、高级管理人员及公司有关人员应当支持、配合董事会秘书的工作。
董事会秘书为履行职责有权了解公司的财务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信息。
董事会秘书在履行职责过程中受到不当妨碍和严重阻挠时，可以直接向证券监管机构报告。
第十六条董事会秘书任职期间，应当根据相关要求参加上海证券交易所组织的董事会秘书后续培训。
第四章附则第十七条本制度由董事会制定并负责解释。第十八条本制度未尽事宜，按照国家有关法律法规、部门规章、规范性文件和《公司章程》的规定执行。本制度如与国家日后颁布的法律、法规和经合法程序修改后的《公司章程》相抵触时，应依照法律法规、部门规章、规范性文件及《公司章程》的有关规定执行。
第十九条本制度自董事会决议通过之日起颁布，并自本次关于取消监事会及修订《公司章程》的议案经股东大会决议通过之日起生效。
八方电气（苏州）股份有限公司
二○二五年八月二十八日